仕事を進める上でスケジュール管理は重要です。特に大きな組織で働く場合や、多人数がかかわるプロジェクトなどでは、相当な労力をスケジュール調整に費やさざるを得ません。
会議の招集一つとっても、皆さんお忙しいのでなかなか日程が合いませんので…。それにしても何故、私たちは毎日そんなに忙しいのでしょうか？
そもそも人出不足でオーバーワーク。そのうえ、会社全体が残業を前提に業務を回している。突発事項への対応あり、上司の思いつきで急な仕事の降臨あり…。
昨今は時代の変遷とともに「ライフワークバランス」への意識が高まるなどで、随分と状況は改善してきていますが、「道半ば」という職場も多いでしょう。
さて、私はかつてドイツに駐在し、現地スタッフと7年半一緒に働きました。経済に関して言えば、ドイツは欧州の優等生。そんな彼らは長期休暇をしっかりとるうえに、普段も職場で慌ただしくしている様子がありません。
翻ってアジアの優等生日本はどうでしょう。毎日皆がバタバタ忙しくしているうえに、長期休暇といってもせいぜい数日。有休は「週単位」が当たり前のドイツとは別世界です。
もちろん、どちらが良いとか悪いというつもりはありません。商習慣や国民性が違いますから比較しても仕方ない。
ただ、私が一つ彼らを見習って今でも可能な限り実践しているワザがあります。それは、「2週間以内のスケジュールは変えない」こと。つまり「新たな予定は15日先からしか入れない」のです。
もちろん、これはあくまで基本スタンス。実際には時と場合によって柔軟に対応しますが、まずはこのような「原則」を持つことはおススメです。
私はこのワザのおかげで、日常の「バタバタ」が大幅に減少しました。もっとも、その分周囲にしわ寄せが行っていたケースも多々あったかとは思いますが…。